Para ser considerada despesa da empresa, para que seja paga pela conta da empresa, e registrada contabilmente, deve-se seguir dois critérios, primeiro, ser necessária para a execução da atividade da empresa e possuir documentação comprovatória para o CNPJ da empresa.
É sempre bom lembrar que para a Receita Federal, pessoa jurídica/empresa não pode se confundir com a pessoa física/sócio.
- Despesa necessária
Para ser considerada despesa da empresa, ela deve estar vinculada a atividade, ou seja, ser necessária para as atividades habituais exercidas. É valido mencionar que a Receita Federal aborda que para ser considerada despesa da empresa, deve atender os requisitos previstos no artigo n° 311 do Decreto n° 9.580/2018 reproduzido abaixo:
"Art. 311. São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora.
- 1º São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa
- 2º As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa.
- 3º O disposto neste artigo aplica-se também às gratificações pagas aos empregados, independentemente da designação que tiverem."
- Documentação comprovatória
No que diz respeito a documentação, todo lançamento contábil realizado na empresa deve estar amparado de documento comprovatório, isso inclui inclusive as despesas. O mesmo decreto n° 9.580/2018 menciona em seu artigo n° 967 que os registros contábeis da escrituração devem estar amparados de documento hábil e idôneo:
"Art. 967. A escrituração mantida em observância às disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, de acordo com a sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 9º, § 1º)."
- Exemplo de despesas que não podem ser consideradas da empresa
Combustível e estacionamento
Quando a empresa não possui em seus bens um automóvel, não há como justificar o combustível ou estacionamento como despesa da empresa.
Alimentação do sócio
A essencialidade para a atividade da empresa com a alimentação pode ser questionada pelo fisco, ainda mesmo que opte pelo risco, é necessário documento que comprove que a despesa é da empresa.
Despesas com viagem e hospedagem
Para ser considerada despesa da empresa, é necessário que todos os documentos estejam em nome da empresa, caso estejam em nome do sócio não será possível o registro.
Gastos pessoais do sócio
Os gastos pessoais do sócio não são despesas da empresa, pois, para a receita federal são pessoas diferentes, portanto, deve haver a separação das despesas.
Plano de saúde do sócio
Diferentemente do plano pago pela empresa aos funcionários, o plano de saúde pago pela empresa ao sócio deve ser descontado do pró-labore ou lucro, visto que não é uma despesa da empresa.
- Como registrar
As notas fiscais de serviços tomados pela empresa e necessários para sua atividade, você deve informar na Plataforma no menu lateral conforme segue:
É válido ressaltar a importância dos registros corretos das despesas da empresa, pois, estas impactam diretamente no lucro apurado e distribuído aos sócios.
Saiba mais:
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