Nota de Débito

A nota de débito é um documento interno para você documentar a operação de reembolso. 

Abaixo temos dois modelos de nota que podem ser seguidos:

É importante esclarecer que, quando a empresa presta um serviço e incorre em despesas como transporte, alimentação, hospedagem, plano de saúde, entre outras, e posteriormente é reembolsada pelo cliente, tais valores devem compor o custo do serviço prestado/valor total da nota fiscal, conforme entendimento da Receita Federal expresso na Solução de Consulta nº 72 - Cosit, de 24 de junho de 2020.

Ressaltamos que, sempre que o reembolso se referir a despesas que existem única e exclusivamente em decorrência da prestação do serviço, os respectivos valores devem ser incorporados à nota fiscal emitida e tributados normalmente.

Isto posto, quanto aos critérios a serem observados para reembolso via nota de débito, temos:

O reembolso de despesas é um pouco delicado, pois há algumas regrinhas que devem ser seguidas para poder realizar o recebimento de reembolso sem correr riscos de configurar receita e ter tributação. São elas:

• As despesas devem ter sido pagas pela conta bancária jurídica (PJ), e a despesas deverá
  estar em nome da PJ contratante *(estabelecido por meio de contrato) e o reembolso ser realizado na mesma conta;
• As despesas realizadas devem ter comprovação, como notas fiscais, cupons fiscais, recibos,etc.;
• O valor gasto e o valor reembolsado coincidir. Se o valor gasto for superior ao valor reembolsado, não há problemas. Se o valor reembolsado for maior que o valor gasto, a
  diferença a maior deve ter nota fiscal emitida.

Se você tiver tudo isso será preciso emitir uma nota de débito, demonstrando todos os valores recebidos de reembolso pela empresa. ́ 

Após a elaboração da nota de débito, solicitamos que ela seja enviada para o e-mail documentos@contabilizei.com.br, juntamente com todos os comprovantes que justifiquem as despesas relacionadas.

No momento da categorização, quando recebido em conta-corrente da PJ este reembolso, poderá ser classificado, na aba de ENTRADA, como outras entradas.

Reiteramos, caso a operação não se enquadre nas condições mencionadas acima, o valor pago pela PJ deverá ser tributado como receita da atividade, e os gastos serão considerados como custo da prestação de serviço.

Oi, tudo bem?

Me chamo XXXX e sou um dos Contadores aqui na Contabilizei

Nós da Contabilizei entendemos que:

Quando o reembolso não precisará ser tributado?

Quando ele não estiver relacionado a prestação de serviços (ou seja, quando foi uma despesa de fato do cliente - taxas, compras, etc.), e houver o lançamento como despesa na contabilidade.

Ex: a empresa realizou o pagamento de uma taxa em um órgão para agilizar um processo do seu cliente, e depois o cliente o reembolso.

Neste caso, estando a taxa lançada como despesa na contabilidade, o reembolso deverá abater a despesa e não integrar a receita.

Para evitar tributação, as seguintes regras devem ser observadas. Caso contrário, a tributação deve ser aplicada.

As despesas devem ter sido pagas pela conta bancária jurídica (PJ), e a despesas deverá estar em nome da PJ contratante *(estabelecido por meio de contrato) e o reembolso ser realizado na mesma conta;

As despesas realizadas devem ter comprovação, como notas fiscais, cupons fiscais, recibos,etc.;

O valor gasto e o valor reembolsado coincidir. Se o valor gasto for superior ao valor reembolsado, não há problemas. Se o valor reembolsado for maior que o valor gasto, a diferença a maior deve ter nota fiscal emitida.

Se você tiver tudo isso será preciso emitir uma nota de débito, demonstrando todos os valores recebidos de reembolso pela empresa. 

Após a elaboração da nota de débito, solicitamos que ela seja enviada para o e-mail documentos@contabilizei.com.br, juntamente com todos os comprovantes que justifiquem as despesas relacionadas.

No momento da categorização, quando recebido em conta-corrente da PJ este reembolso, poderá ser classificado, na aba de ENTRADA, como outras entradas.

Quando o reembolso precisa ser tributado?

Quando a despesa for necessária à prestação do serviço - ou seja, constitui custos dessa prestação e não pagamentos de responsabilidade do cliente.

Exemplo: transporte, alimentação, hotéis, etc.

Neste caso estas despesas deverão compor o custo da nota fiscal

A Solução de Consulta nº 72/2020 da Receita Federal, entende que a receita bruta da atividade de prestação de serviços compreende o preço do serviço prestado.

Desse modo, custos e despesas faturados ao tomador do serviço devem ser computados como parte do preço de venda e, portanto, devendo estar dentro da NF a ser gerada. 

Espero ter ajudado! Se você ainda estiver com dúvidas, fique a vontade para me perguntar por aqui, mas se eu consegui te auxiliar, não precisa responder esta mensagem. 

Caso tenha uma nova dúvida, você pode consultar as nossas FAQs disponíveis na Central de ajuda: https://suporte.contabilizei.com.br/hc/pt-br 

Um abraço! 

Contabilizei